金正昆谈电话礼仪

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    【编前语】在现代人际交往中，有一种工具日益成为人们沟通的桥梁，这就是电话，聊天谈事情，约会交朋友，人们在享用电话所带来的便捷的同时，却发现烦恼随之而来。您是否遇到过这样的情况，忙碌的时候老有电话捣乱，甜甜的美梦总被铃声打断。电话仿佛是个琢磨不透的宝贝，运用得体，它会带来成功，运用不得体，它又会成为人们交往中的绊脚石。

    其实，困惑人们的还不仅仅是这些，电话什么时间打最得体？电话使用又该注意些什么？使用电话又有哪些技巧？今天，中国人民大学金正昆教授带我们走进礼仪的殿堂，为您量身打造一个彬彬有礼的电话形象。

金正昆谈电话礼仪

文  金正昆 

    有一天我接了一个打错的电话，一个女孩子跟我讲，你这儿是保洁公司吗？我说是哪个保洁？是宝贝的“宝”，清洁的“洁”？还是保卫的“保”，清洁的“洁”，是化妆品公司还是打扫卫生的公司，她说我找打扫卫生的那个公司，就是保持清洁那个公司。我说你找它干嘛？她说我找工作啊，我说我不是那个公司老板，她打错电话了，一个找工作的小妹妹用的都是手机，那还真是说明手机极其地普及。那么既然是电话座机和手机已经深入了日常生活之中，昔日王榭堂前燕，飞入寻常百姓家，那么电话礼仪恐怕就比较重要了。

    譬如我想我和大家一样，经常都会受到这样一些打扰：一，你睡觉了，座机响起。他说他有急事，其实也不是什么急事，就是问你明天在一块儿吃顿饭行吗？电话什么时候打来的？凌晨两点，又不是救火，骚扰你。第二就是手机被错拨了。常有的事，当然我们有的时候也会有这种情况，但是我建议你第一，你拨之前你认真点把电话号码看看，别打错，第二，万一打错说声抱歉对不起行吗？有人不说，没准还熊你两句。第三，手机短信。我们知道，中国在世界上是手机短信使用最多的国家之一，包括我和你一样，我们经常会使用短信，过年过节、走亲访友用短信替代一下，也省事了。但是我经常遇到这样的短信，我不知道你们遇到过没有，就是没署名，你不知道他是谁。因为我可能是朋友比较多，他给你写个金教授生日快乐，挺看得起我，我的生日他都记住了，但是他不知道是谁，你想想一方面我有可能会查出来你是谁，万一我查不出来你这个短信不就白发了吗？这又不是谈恋爱，那还有点神秘感，咱不是那个关系，所以电话礼仪有必要来讲一讲。礼仪是什么呢？我曾经给礼仪下过一个定义，我说礼仪就是行为规范，是待人接物日常交往中的标准化做法。下面我从这个角度想跟大家谈谈电话礼仪。

    第一，我主张公司也好、机关也好、企业也好，乃至个人也好，要有电话形象的意识。有的时候我们跟别人沟通，未必亲自见面，没准儿就是打电话，一个电话打过去印象好，没准一单生意就签下来了，一个电话打过去，如果印象不好就比较麻烦。那天有一个公司请我去讲课，我就跟他们老总开玩笑，我说老兄我跟你说个实话，我有个小动作，一般人家机关也好，政府也好，企业也好请我讲课，我一般要请我的助手先录个音，录谁的音呢？录你的营销电话、值班电话和服务电话的，因为这是形象啊，你是不是训练有素，你是不是不厌其烦，你是不是热情友善，溢于言表啊，当然我们也见到有些人不太注意这个问题，比如你接电话经常有这样的人，拿起电话把你熊一顿，他跟谁生气我不知道，你干嘛给我气生啊，他实际上会给我一个感觉，第一是这个人素质不高，第二是这个单位没规矩，员工个人形象代表组织形象，员工个人形象代表产品和服务的形象。我这一辈子可能就给你打一个电话，你要给我印象不好，我就认为你这个公司不好，你这个企业不好，甚至你的产品和服务都是不好的，我不买你行吗，我不消费你可以吗，所以从这个意义上来讲，你要有电话形象的意识。

    电话形象在我眼里是由以下三个要素构成的。第一，时间和空间的选择。就是你电话什么时间打，在哪里打。第二，通话的态度。你的语言，你的表情，你的动作。第三，通话的内容。就是你说什么。那么这三点，时间空间的选择，通话的态度及其通话的内容构成一个人乃至一个公司和企业或者一个机关的电话形象。具体来说：

    第一，时空选择。如果你要想确保电话的质量，就是你想把这个事说清楚，你想把这个事摆平搞定了，首先要注意时间的选择。譬如你跟私人通话，你首先要选择效率高的时间，换句话来讲人家不烦你的时间。比如在我们中国人来说，你和任何一个人打电话，休息时间别给人家打，除非万不得已，晚上10点之后，早上7点之前，严格讲没有什么重大的急事别打电话，万一有急事打电话，你第一句话要说的是抱歉，事关紧急，打搅你了，否则的话人家会烦的。再者就餐的时间别打电话。说实话，像我们大家都挺忙的，我和你一样，中午就那么点时间吃个饭，你还给我打个长长的电话，你影响我食欲，破坏我消化系统，摧残我生命。另外你要注意，节假日不是重大事端不要打电话。过去我们传统农业社会，很多人有一个习惯，是不太尊重个人隐私，我曾经讲过，拜访客人也好，打电话也好，尽量不要占用对方的节假日，你给对方一个休息的时间，节假日是我的空间，我喜欢关掉电话，我喜欢跟家人在一起，或者我喜欢独处。我们讲了，尊重别人就是要尊重对方的选择，这个理念一定要有，所以节假日没有什么急事，免了，可以用其他的方式，发个短信或者诸如此类，别打电话。如果是外国人，尤其是对于美国、欧洲这样距离较远的国家，你还要明白时差的问题。你这儿是白天，没准人家刚睡，所以你要考虑时间的选择。

    第二，打电话要注意一个空间。什么意思呢？一般来讲，私人电话就是在家里打的，办公室电话是在办公室打的，别占小便宜。便宜没有这么占的，一个文明的人要讲游戏规则，不要占有国家资产，也不要侵吞国家或者你的公司的资财，打电话私人电话就是用你手机，用你们家电话，别占公司的便宜，别占政府机关的便宜。还有一点你要注意，打电话如果你要在公众空间的话实际上是一种噪音骚扰，任何一个有教养的人是不能在公众场所打电话的。什么影剧院，会议中心啊，餐厅啊，商场啊，经常有些不自觉的人，拿起电话就吧唧吧唧，旁若无人，这样会影响别人给人留下不好的印象。

    第三，要注意通话的长度。电话打多长好呢？当然实际生活中你这个电话你有多少事你说多长时间，说清楚为止，把事搞定了，但是要注意，从互相尊重这个角度我已经不厌其烦地讲了，礼的意思就是尊重，这是纲这是基本点，从互相尊重的角度，通话时间是宜短不宜长，电话礼仪有一个规则，叫做电话三分钟原则。什么意思呢？就是你跟外人通话的话每次的时候应该有效地控制在三分钟之内。我的意思是要你长话短说，废话不说，没话别说。我们有同志打电话很寂寞，拿起话筒就跟你捉迷藏。任何一个有教养的人他是一个办事有效率的人，他是一个尊重时间的人，时间就是金钱，时间就是效益，时间就是生命，我们生命是由时间组成的，你浪费别人的时间就是浪费人家的生命，所以打电话一定要短。

    如果是公司企业里内训的话，我经常给员工一个忠告就是要养成重要电话列提纲的习惯。譬如，我找张三，我没给他打过电话，我首先要知道张三有几个电话号码，第一个打不通我就拨第二个，省时间，第二我给张三要说几件事，我养成的习惯是什么呢？金字塔型，新闻写作，就是要把最重要的事首先跟他说。张总，我想请你讲课；李经理，我想在你那儿定一桌餐，我想消费的标准应该是在3000元左右……把最重要的事交给人家，你先交个底，我这儿是3000元消费水准，你看着办，人家省事，人家还惦记你给不给钱呢？所以你要把最重要的事放在前面。

    说到底，通话的时候最重要的问题是什么呢？自我介绍。一个训练有素的人，拿起电话之后要顺理成章进行自我介绍，按照电话礼仪的标准，自我介绍需要有下列几个模式：第一个模式录音电话的模式，就是报电话号码。报电话号码的好处就是万一他拨错了，你跟他说了一遍，他不至于再错。

    第二，公司总机或者部门电话一般报单位名称。你好，报你所在单位。因为你是总机，那么专用电话，比如我家私人电话或者我是个经理董事长的电话，专用电话一般是什么？报姓名，因为这个电话就是我的。我的习惯是拿起话筒，你好，金正昆，我先报姓名，让对方验证是不是打错了，国际交往一般要报三要素，单位、部门、姓名。因为人家可能不知道你是什么头衔，不知道你是谁，所以你要全报，我经常遇到这样的事，他跟你说了半天，你不知道他是谁，这个你还不好意思问他，因为他你听的语气他跟你很熟，所以你要足够聪明的话你先报一下，你好金教授，我是海达公司的王军，王副总经理，上次我们在一块儿吃过饭记着交换过名片，金教授，最近想请你讲一个课，说清楚。否则你跟我寒暄半天你干嘛，在那儿打拳呢？我不知道你干什么，养成习惯。这个自我介绍是不能缺少的。
打电话从礼仪上来讲，你打给别人时还有两个点比较重要，第一，怎样暗示对方终止通话，就是你不想打了。你打给别人的嘛，主要是你说，你现在不想打了，你怎么去暗示呢？标准化做法就是重复要点，王总，那我们这次就说好了，下个星期我付款，按照你提供的号码，我把我货款的首期打给你，按照我们刚才约定付10％，王总如果我要没有记错的话，你的账号会在下星期一早上传真给我，传真给我之后两个小时确认无误我就会拨款了。重复要点。说明你这个人是训练有素的人，是不说废话的人，利索不是说话少，而是说说到要点去，言简意赅。

    第二个点我们打电话时需要你注意的就是谁先挂断电话。

    打电话时谁先挂比较好呢？我们经常有同志会出现一些错误的想法，有的人钻牛角尖，有的人不规范。中央电视台规定打电话对方挂，广东电视台也规定打电话对方挂，那我们大家设想一下，中央台和广东台通话将出现何种状态，两边都不挂，死扛，大说其废话，都等着对方挂，根本没有可操作性。打电话谁先挂呢？社交礼仪的标准化做法，地位高者先挂。我是晚辈，我和爷爷和爸爸和叔叔通话，长辈先挂，对长辈的尊重尽在不言中，刚才说了，尊重人家就是尊重人家的选择，人家不想说了，人家就挂了。人家说没说完人家决定的，我是下级我跟上级通话，上级先挂。我经常开玩笑，我说个最形象的比方，我怕老婆的，所以我跟老婆打电话，一般就是老婆先挂，不然怎么能证明她是我家老大？如果地位一样，是求人的人等被求的人先挂。你找人家说事总有一个谁求谁，金老师帮我借本书？老刘我有作业一道题不会做你帮我说说？被求的人先挂，这是个规矩。

    接电话的礼仪有下面几条需要注意：第一，我们强调铃响不过三声。打电话的最重要的原则叫做通话三分钟原则，那么接电话的基本原则我们叫做铃响不过三声的原则，什么意思？就是要及时接听电话，尤其是你约好了时间，今天晚上八点让人家给你打电话，你约好的让人家给你打，人家打来的话你不接那是严重的失礼。这个要注意的，当然我们有时候碰上两个极端，第一个极端就是有同志“宁死不屈”在那儿看着不接，还有同志电话铃一响就接了，过犹不及。其实训练有素的白领他都有这样一个经验，桌上电话响了之后，手先上去，等它响两声三声的时候再接。这样不慌不忙，很多国外的大的公司有规定，就是铃声要响到六声以上的话你才接的话，第一句话要说抱歉让您久等了，因为人家要求你办事，很可能这个电话拨不通我到别的公司去了，我不找你了，所以找你是看得起你，要及时地表示一下歉意。

    第二从礼仪上来讲，不要随便叫人家接听电话。如果你在现场的话电话找你的话，尤其打的是你的电话不要找外人去代接，尤其不要让孩子，秘书去代听已经有约在先的电话，比如约好的给你打电话不要让人家去听，这样也是对通话对象的一种尊重。

    我们经常有身边的领导、或者同事、家人不在，你替他接了电话了。不在的话你要会说，训练有素的接电话的人要这样讲，首先告诉对方，他找的人不在，然后才能问您是谁，您找他有什么事，千万别倒过来了。否则我会怀疑，我想的就是王处长一看这个号码似曾相识，就叫李秘书，上，问这个小子是谁，处长，是那个什么上海的李处长，问什么事，想来看你，问什么时候来，马上就到，告诉他，我不在，这个推论是成立的，所以这个问题我们接电话的人是需要注意的，你要安排合理而有序的表达，否则会产生不必要的误会。