直销系统档案管理坚持实用主义 坚决不稿“花架子”

　　系统是直销人运作市场最强大的后援力量，尽管直销崇尚自主创业、自我管理，但同时也强调复制，能否正确复制并且复制到位，这就关系到系统当中的档案管理。整理、记录、更新资料虽然算不上高难度作业，但关乎业务开展的条理性和市场运作的效率。正如家庭主妇承担的作用，柴米油盐酱醋茶，在琐碎的细节中构筑起一个温暖的家。自“圆桌论坛”栏目开设以来，本期的嘉宾阵容构成实为不易，5 位不同职位、不同地域、采用不同运作方式的直销系统领袖，根据自己的切身经历，为正在摸索和前进当中的直销人提供借鉴。

本次策划特邀嘉宾：李岩松

　　李岩松，东升伟业华星系统领导人，世界直销（亚太）研究中心专家委员会专家。跟随中国直销行业的发展而成长，有丰富的市场运作经验和直销管理经验。2012 年荣获“风云2012 亚太地区最具影响力品牌直销领袖”，其带领的系统被评为“风云2012 最具影响力品牌直销系统”，市场业绩令业界称赞。

本次策划特邀嘉宾：张海林

　　张海林，国家一级企业培训师，2001 年从事职业培训工作，先后研习管理学、市场学、营销学、消费心理学、公共关系、商务谈判、市场营销策划、网络营销、目标学研究、系统运作、团队激励和潜能训练等培训课程。2010 年8 月创立隆力奇海峰国际系统并任执行总裁。

本次策划特邀嘉宾：黄遵林

　　黄遵林，众智国际系统创始人，中国直销界系统策划与管理大师，拥有十余年的直销实战经验，六年的职业培训师经历，曾担任多家知名直销公司教育总裁。正统的系统运作概念，一流的系统管理方案，快速的人才培养流程，让他成为中国直销界不可或缺的卓越系统领袖。

本次策划特邀嘉宾：谭权勇

　　谭权勇，隆力奇星级董事，国家恢复高考后首批财经大学的高材生，天津市榜上有名的证券分析师，财经专栏撰稿人。1998 年接触直销，2009 年走进隆力奇，创办的空降部队系统创造了中国直销三个第一：中国第一个采用网络地面结合运作的直销系统；中国第一个在网上以真名实姓运作的直销系统；中国第一个利用微信公众平台展业的直销系统。

　　特邀嘉宾Lusy ：从1990 年雅芳进入中国开始，她就对新营销产生浓厚的兴趣并开始从业。1995 年开始服务于某中国著名的民族企业，2006 年又与世界著名的系统建造专家、公T 司国外市场的教育培训大师及开拓者之一的陈湛先生一同打造了中国著名的优秀系统。

　　主持人：系统管理中建立档案的重要性？

　　Lusy ：建立一个系统犹如组建一个家庭，因此，在这个从无到有、从想象变现实的过程中，档案建立是一个必须的首要环节，就像一个人出生后一定要上户口一样重要，关系到整个系统成员（家族）的命运！

　　张海林：随着系统不断向前发展，系统建立初期的政策、人员组成、市场拓展等内容与现阶段的系统情况有很大差别，系统领导人和系统成员可以从档案上看到整个团队的成长过程，经过对比总结，会在今后的发展中少走很多弯路。对于系统成员而言，整理出来的课件、文档VCD 等资料可以让他们快速成长。

　　黄遵林：让所有的系统成员能够看到自己成长的过程和系统不断壮大的过程，增加系统成员的自信心，激励系统成员的斗志，增强系统的凝聚力。

　　李岩松：档案是辅助经销商开拓市场、回顾发展经历、总结进步、宣传扩大影响的重要资料。

　　谭权勇：建立档案的目的是计划安排工作，是制定目标。作为系统领导人，必须要有每个时段的总体规划和各种活动安排，有了目标与计划才能保证整个系统工作有条不紊地进行。

　　主持人：系统中，一般由哪些人建立和管理档案？

　　黄遵林：以我的经验来看，系统中会安排专人管理档案，这一两个人必须熟悉电脑常用软件，有比较专业的摄像和照相水平，同时文笔较好。他们一方面负责建立和管理系统档案，另一方面维护、编辑系统网站，以便于资料随时传到网站上保存和传播。

　　张海林：我们曾经专门招募办公管理人员，但他们没有团队运作经验，不涉足团队又没办法制作出与系统发展相契合的资料。后期经过调整，我们对于涉及系统运作层面的档案，大部分由系统骨干建立和保存；涉及培训的档案，系统当中的团队领导人基本都有保存，办公人员在这一时期主要起到的作用是存档。细化到团队成员，如讲师、团队领导人、团队骨干等，他们都会根据自己的工作需求在系统的大方向上建立属于自己工作范畴的档案。

　　李岩松：系统网站可以称之为我们最大的“档案库”。在系统管理委员会中，我们有专门负责档案管理的人员，他是多年跟随我、熟知系统风格和理念的老朋友，由他负责摄像、拍照、资料整理、网站内容更新等细节事务。

　　Lusy ：初级阶段，管理每个成员必须亲力亲为，产生精英小组后由小组长管理。但是各组的档案，系统领导人一定要有总的存档和备份，由助理来管理保存。

　　谭权勇：系统的核心成员是档案的建立者和执行者，大家共同商讨，分工合作。每一次具体的活动都会由指定人员负责。

　　主持人: 系统档案中主要包括哪些内容，具体体现形式是怎样的？

　　李岩松：系统当中建立的档案不像公司中大多以纸质文件的形式出现。系统当中的更多东西是以实战成绩来体现的，因此，但凡对系统发展有帮助的资料，我们都会用照片或声像记录，放在网上或者硬盘当中储存，文字很难给人直观的感受，图片和声像资料对市场的冲击力会更强。我们专门制作了一个精选的资料光盘，里面的素材是从历届大型会议当中精心挑选出来的照片和视频，根据脚本进行编辑，并邀请专业播音员进行配音。

　　黄遵林：我的系统档案当中主要有以下内容：系统核心成员的名单（比如策略委员会名单、发展委员会名单、新增系统人员名单等）；每次大型活动的重要通知、邀请函等；每次会议的照片、动感影集、视频等。档案里还要收集一些系统包装的各种媒体宣传资料以及各领导人所获得的一些奖项、证书等。

　　张海林：从形式上来看，一般有文字、照片和声像资料。文字资料这一方面，我们会把每一次招商会需要印刷的资料、促销政策、课件、流程等做成电子档保存在电脑中。照片包括招商、培训、管理、庆典、表彰、促销、联欢、研讨、交流、旅游等。声像资料包括大型活的VCD、会议音乐、产品介绍视频、公司宣传视频等。

　　Lusy ：具体到个人，需要记录在案的内容包括与你的生意成长相关的工具的购置与保管记录（书、影音资料、演示工具、电脑、硬盘、纸笔、服装等），如何时购置、何时读完、是否借出等每次活动的支出统计（收费项目的来源与支出要清晰并且透明、公开）等。

　　谭权勇：系统档案多以文字和图表的形式，而且标注有明确的时间。

　　主持人：系统管理中，会议管理占到绝大部分比例，会议需要保存的资料有哪些？

　　李岩松：我们在任何重要活动或会议当中，都会安排专人收集照片和音像资料。一场会议，包括会前的准备工作，会议中的流程、资料收集以及会后总结。会前就要把一场会议需要达到的效果提前预估，如何铺垫，如何开展，以便让大家目标明确。特别是大型表彰会议，任何一个环节都是绝对真实的，如果能将这些资料存档，经销商看后，一方面受到鼓励，另一方面也会成为开拓市场的动力，因此就需要及时保存会议资料，以便后期经销商复制。一般的会后，不见得会将经验总结记录在案，一方面是时间不允许，另一方面还是需要实际效果来验证的。

　　大型培训一定会录制光盘，内容包括方法、震撼性的花絮和场面、产品和课程、公司政策等，这些必要的东西全部录下来后进行分类归档，此外公司领导的讲话、系统领导人的培训、系统骨干的培训等经典课程都要有所收录，从而方便团队中的经销商学习和借鉴。此外，培训照片也会及时整理，发布到系统网站上。

　　张海林：按照类型可以分为培训、公司的产品课件、招商会锦囊、PPT 资料、会议音乐、骨干会议的培训等。按时间进行分类归档，每隔一年，再将档案重新归纳整理，将一些同性质的、重要的东西收集在一个文件夹中，并且根据实际情况的变化，对内容进行重新编辑和调整。

　　主持人：以上各位老师谈到了会议、活动的档案管理。“人”是系统的中坚力量，他们的发展情况和动向至关重要，如何做到层级分明？

　　Lusy ：我谈谈自己在这一方面的心得。我将每个人的档案按照基本资料、成长阶段、成熟阶段进行划分。基本资料包括姓名、年龄、性别、出生年月、学历、工作简历、签约时间等。个人成长阶段需要记录参加系统活动、会议的时间、地点及内容，开始使用产品的时间、种类、效果反馈，公众分享的时间、地点及内容，读书笔记及学习心得记录，零售记录，个人收入及支出记录等。

　　小组成熟阶段，则需要对自己的近族成员和体系精英成员进行管理：

　　对于近族成员管理，内容包括每个新成员的上述基本资料的整理和管理，每一个精英运作小组（5 人运作小组）的成立时间、地点、人员名称，每周2 小时的精英运作小组的会议地点以及会议内容记录，每月精英小组成员向你做咨询的咨询图及咨询问题的存档，每个精英小组组长的成长指标记录，如完成当月计划指标、晋升、褒奖等。

　　对于体系精英成员的管理，内容包括当地精英每月褒奖会议记录，各地精英小组运作情况每月统计记录（产生小组数量、小组会议每周是否如期、每周计划完成情况等），每月各地零售及体系销售业绩统计等。

　　张海林：Lusy 老师谈到的内容非常细致，涉及到了系统中的普通经销商和骨干，但同时还有一批人群是单纯消费的客户。客户档案基本是依照公司的电子档案管理。每家公司的操作又不相同，举例来说，有的公司会将每一个会员建立在每一个服务中心里面，一个系统下面可能会有一个服务中心，这个服务中心隶属于公司，对系统本身而言只起到服务自己团队的作用。

　　李岩松：系统面对的对象有纯消费者、普通经销商、骨干，人数众多，不可能一一建立档案，这就需要分配到系统团队下的各个团队当中。但前提是系统要对如何建立档案进行系统说明，传达到团队领导人，团队领导人再逐层向下传达。整个系统要做的工作就是针对高级别领导人和核心的把控，使其做到思想与系统同频率。

　　主持人：建立档案的过程中应当注意哪些问题？

　　张海林：档案中有很内容是工具流，我们在以往制作工具流的时候，广告和实际运用资料的比例基本是3:7或者2:8。广告的资料如果超出这个比列，就会让系统偏离中心。

　　李岩松：任何措施的目的都是为了让系统更完善，运转更高效。直销系统中的档案是时刻服务于市场开拓的，不是领导检查之类的形而上的东西。档案的效果是通过业绩来验证的。

　　张海林：对，一定要从“需求”出发建立档案，在我单纯做系统教育和培训的阶段，可能建立的档案更多是以企业为主。当自己创立系统以后，一心希望带领系统创造出好的业绩，那么此时围绕这个需求点就会建立一系列的档案。档案不是三两天建立起来的，它是一个循序渐进的过程，很多速成的东西一般不实用。“拿来主义”只能摆样子，在“拿来”的基础上整理、修改并应用到实际才是属于自己的东西。

　　谭权勇：系统档案设立后，还需根据公司的活动和行业性会议等随时做调整。

　　黄遵林：档案管理没必要复杂化。总之，系统管理不能太复杂。我在运作系统的时候，制作了系统核心成员名单表，以及每月的行程表、日计划表等。主要目的是层层检查系统成员的基本功和工作量，这些也可以存档。

　　Lusy：档案建立要自然还要科学，也就是说既要尊重人性又能对每个成员快速成长起到推波助澜的作用，从而使整个系统建设的工作有章可循，做到科学管理。需要注意的是，新的市场要及时快速地复制正确的档案管理方法，这是你的系统管理中的体系门户建立，绝对是重中之重，不可轻视，否则你所有的努力和付出都会功亏一篑。

　　主持人：正如五位老师的经验之谈，众多入行多年的直销人也颇多感慨：团队已经成为自己的第二个家。档案当中记录的不仅是系统的嬗变，更是众多伙伴一路相随、奋力开拓的缩影，留一份档案，存一份心路，让回忆不遗憾。